Microsoft Teams

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Microsoft Teams

Microsoft Teams เป็นการประสบการณ์การใช้งานแบบใหม่ที่รวมผู้คน การสนทนา และเนื้อหาเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรของท่านมีพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน สามารถแชทส่วนตัว แชทกลุ่ม ประชุมออนไลน์ แชร์ไฟล์ โดยทำงานร่วมกันแบบบูรณาการกับแอป จาก Office 365 เช่น Word Excel PowerPoint และ SharePoint อีกทั้งยังมีการรักษาความปลอดภัยและการควบคุมมาตรฐานขั้นสูง ข้อมูลจะถูกเข้ารหัสทั้งในเวลาโอนย้ายและเวลาที่ไม่ได้ใช้งาน สำหรับนักศึกษาและบุคลากรมหาวิทยาลัยเชียงใหม่มีสิทธิ์ใช้งาน "Office 365 for Education" อยู่แล้ว จึงสามารถใช้งาน Microsoft Teams โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

• Team  : ทีมออกแบบมาเพื่อรวมกลุ่มบุคคลซึ่งทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ได้สำเร็จ ทีมสามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับงานของโครงการ (เช่น การเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์ การสร้างห้องประชุมดิจิทัล) และงานแบบต่อเนื่อง เพื่อแสดงถึงโครงสร้างภายในขององค์กรของคุณ (เช่น แผนกและสถานที่ตั้งสำนักงาน) การสนทนา ไฟล์ และบันทึกย่อในแชนเนลของทีมมีฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้นที่สามารถมองเห็นได้
• Channel : แชนเนลช่วยจัดการกับการสนทนา เนื้อหา และเครื่องมือของทีมที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะ แชนเนลสามารถจัดการตามหัวข้อ (กิจกรรม), สาขา (การออกแบบ), โครงการ (การเปิดใช้งาน) หรือเพื่อความสนุก (เรื่องสนุก) เจ้าของทีมสามารถสร้างแชนเนลและให้สมาชิกในทีมมีความสามารถในการสร้างแชนเนลตามที่จำเป็น แท็บที่อยู่ด้านบนทำให้ทีมสามารถเก็บรักษาไฟล์ บันทึกย่อ และเนื้อหาแบบกำหนดเอง เช่น เมตริก Power BI, เป้าหมายของธุรกิจในเอกสาร Word หรือแผนผังองค์กรในสไลด์ PowerPoint เนื้อหานี้ให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ง่าย ตัวเชื่อมต่อเพิ่มเติมกับแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นสามารถกำหนดที่ระดับแชนเนล เพื่อรวบรวมข้อมูลจากเครื่องมือที่ใช้ประจำวัน เช่น Trello, Asana, GitHub และอื่นๆ
• บทบาทในทีม  : ใน Microsoft Teams มีสองบทบาทหลัก: เจ้าของทีม ซึ่งเป็นบุคคลที่สร้างทีม และสมาชิกในทีม หมายถึง บุคคลที่ได้รับการเชิญให้เข้าร่วมทีม เจ้าของทีมสามารถทำให้สมาชิกในทีมเป็นเจ้าของร่วมได้ เมื่อพวกเขาได้รับเชิญให้เข้าร่วมทีมหรือในช่วงเวลาใดๆ หลังจากการเข้าร่วมทีม การมีเจ้าของทีมหลายคนให้คุณสามารถแชร์ความรับผิดชอบในการจัดการกับการตั้งค่าและความเป็นสมาชิก รวมถึงการเชิญสมาชิกเข้าร่วมอีกด้วย

การสร้างและกำหนดทีมด้วยตนเอง

1. เมื่อต้องการเปิดใช้ Teams ให้ไปที่ตัวเปิดใช้แอป ที่มุมบนซ้ายในหน้า CMU Mail แล้วเลือก Teams เพื่อเปิดแอปออนไลน์ หรือติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ [Download]
   สามารถโหลดแอปลง Smart Phone โดย Search "Microsoft Teams" ใน Play Store และ  App Store
   
   
   
   
2. เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาจะเห็น icons ต่างๆ ด้านซ้ายสุดของโปรแกรม
   
   

Activity : ติดตามข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน ข้อความตอบกลับ และข้อความอื่นๆใน channel ที่คุณทำการ Follow ทั้งหมด Chat : สามารถเลือกการสนทนาแบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง หรือสนทนาแบบกลุ่มได้ และสามารถเลือกการสนทนาทางวิดีโอหรือการโทรด้วยเสียงได้อีกด้วย Teams : ค้นหาทีมที่เข้าร่วม หรือสร้าง Channel ของตนเอง Meetings : ดูกิจกรรมหรือกำหนดการประชุมที่คุณได้เตรียมไว้ ปฏิทินนี้จะซิงค์กับปฏิทิน CMU Mail ของคุณ Files : รวมเอกสารทั้งหมดที่แชร์อยู่ในโปรแกรม Microsoft Teams Assignments : จะใช้ใน Teams ที่สร้างเป็นแบบ Classroom ให้อาจารย์ไว้สั่งงาน

    3. เลือก Tab Teams >>> Create Team



    4. เลือกชนิดของทีมตามความต้องการในการใช้งาน (ใน 1 ทีมมีสมาชิกได้ไม่เกิน 250 คน)

Classes : อาจารย์และนักศึกษาทำงานร่วมกันในชั้นเรียน สามารถมอบหมายงาน ให้คะแนน และเก็บคะแนนนักศึกษาได้ PLCs: Professional Learning Communitys พื้นที่สำหรับแลกเป็นเรียนรู้ แลกเปลี่ยนเอกสาร สำหรับอาจารย์ Staff Members: หัวหน้าและพนักงานที่ทำงานร่วมกันในการดูแลและพัฒนาองค์กร Anyone : นักศึกษาหรือพนักงานขององค์กรที่ทำงานร่วมกันในกลุ่มความสนใจและชมรม

    5. ตั้งชื่อทีมพร้อมกับคำอธิบายสั้นๆ(ถ้ามี) จากนั้นเลือกตั้งค่าเป็นแบบ Private หมายถึงผู้ที่เป็น Team Owner เท่านั้นจะสามารถแอดสมาชิกได้ หากเลือกเป็นแบบ Public หมายถึง ใครก็ได้ในองค์กรของคุณสามารถแอดสมาชิกเข้าในทีมที่คุณสร้างขึ้นได้ จากนั้นกด Next


    6.ทำการเพิ่มสมาชิก โดยพิมพ์ CMU Mail ของบุคลากรที่ต้องการเพิ่มลงไป จากนั้นกด Add หรือจะกด Skip เพื่อเพื่มสมาชิกของทีมภายหลังก็ทำได้



    7.ตามค่าเริ่มต้น ทุกทีมจะมี General Channel ซึ่งเหมาะสำหรับการประกาศข้อมูลที่จำเป็นสำหรับทั้งทีม หากต้องการสร้าง Channel เพิ่ม ให้เลือก    ตัวเลือกเพิ่มเติม(ถัดจากชื่อทีม) จากนั้นเลือก Add Channel และใส่ชื่อพร้อมคำอธิบายสำหรับ Channel จากนั้นกด Add

• หากเลือก Automatically show this channel in everyone's channel list หมายถึง ต้องการให้แชนเนลนี้ปรากฏให้เห็นโดยอัตโนมัติในรายชื่อแชนเนลของทุกคนที่อยู่ในทีม

  

เคล็ดลับและเทคนิคการใช้งาน Microsoft Teams

ประหยัดเวลาการเพิ่มสมาชิกโดยใช้ Team Code

1. ทำได้เฉพาะ Team Owner ไปที่ Channel ที่ต้องการเพิ่มสมาชิก เลือก    ตัวเลือกเพิ่มเติม(ถัดจากชื่อทีม) จากนั้นเลือก Manage Team
   
   
   
   
2. ไปที่ tab Settings เลือก Team Code และกดปุ่ม Ganerate จะได้ code ประมาณ 7 ตัว
   
   
   
   
3. แจ้งให้สมาชิกที่ต้องการเข้ากลุ่มให้เปิดโปรแกรม Teams เลิอกเมนู Join or Create Team จากนั้นกรอก Team code ที่ได้มาแล้วกด Join Team
   
   
   
   

กำหนดสิทธิ์ต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีม

1. Team Owner สามารถเปลี่ยนบทบาทให้สมาชิกในทีมเป็น Owner เพื่อช่วยบริหารสิ่งต่างๆในทีมได้ โดยไปที่ เลือก Manage team เลือก Tab Members ไปที่ท้ายชื่อของ member ที่ต้องการ แล้วเลือกในหัวข้อ Role กด drop-down เพื่อเปลี่ยนจาก Member เป็น Owner
   
   
   
   
2. Team Owner สามารถกำหนดสิทธิ์ต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีมได้ โดยไปที่ เลือก Manage team เลือก Tab Settings ไปที่หัวข้อ Member permissions
   
   

อนุญาตให้สมาชิกสร้างและอัปเดทแชนเนลได้ อนุญาตให้สมาชิกลบและคืนค่าแชนเนลได้ อนุญาตให้สมาชิกเพิ่มแอป และนำแอปออกได้ อนุญาตให้สมาชิกสร้าง อัปเดท และนำแท็บออกได้ อนุญาตให้สมาชิกสร้าง อัปเดท และนำตัวเชื่อมต่อออกได้ ให้สมาชิกลบข้อความของตนเองได้ ให้สมาชิกแก้ไขข้อความของตนเองได้   แชนเนลทั่วไป : ทุกคนสามารถโพสต์ข้อความได้ ทุกคนสามารถโพสต์ได้ แสดงการแจ้งเตือนว่าทุกคนจะได้รับการแจ้งทราบเมื่อมีการโพสต์ (แนะนำสำหรับทีมขนาดใหญ่) ผู้ที่สามารถโพสต์ข้อความได้ ต้องเป็นผู้สร้างทีมเท่านั้น

การแชร์ไฟล์

    1.ในช่องการสนทนาให้คลิก icon Attach ใต้กล่องที่พิมพ์ข้อความ



    2. เลิอกจากตัวเลือกเหล่านี้

Recent : แนบไฟล์ล่าสุด ฺBrowse Teams and Channels: เลือกดูไฟล์จากทีมและแชนแนล One drive: เลือกไฟล์จาก One drive Upload from my computer: อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของฉัน

    3.ส่งไฟล์ได้ขนาดสูงสุด 15GB/ไฟล์ และสามารถแก้ไขไฟล์ MS Office ได้ทันทีโดยไม่ต้องโหลดไฟล์ลงเครื่อง

แท็กคนอื่นเพื่อให้เห็นข้อความของคุณ

ในช่องการสนทนาให้พิมพ์ @ ตามด้วยชื่อหรืออีเมลล์ของเพื่อนร่วมทีม หรือ @ ตามด้วยชื่อแชนเนล หรือ @ ตามด้วยชื่อทีม สมาชิกที่เราแท็กถึงจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการสนทนาในฟีดกิจกรรมของพวกเขา

    

บันทึกโพสต์หรือข้อความ

1. เมื่อต้องการบันทึกข้อความหรือข้อความติดประกาศ ให้ไปที่ด้านขวามือสุดของกล่องข้อความ จะเห็นสัญลักษณ์ เลือก save this message
   
   
   
2. เมื่อต้องการดูรายการของข้อความของคุณถูกบันทึก เลือกรูปภาพโปรไฟล์ของคุณที่ขวามือบน จากนั้นเลือก saved หรือพิมพ์ /saved ในกล่องคำสั่งด้านบนของหน้าจอ
   
   

การตั้งค่าแจ้งเตือน

1. แจ้งเตือนในแต่ละ Channel : ไปที่ Channel ที่ต้องการให้มีการแจ้งเตือน เลือก >>> Channel notifications
   
   
   
   
2. สามารถเลือกตั้งค่าได้ตามรูป หรือปรับเปลี่ยนรูปแบบตามความต้องการของผู้ใช้งาน จากนั้นกด Save
   
   
   
   
3. จากนั้นคลิกที่รูปโปรไฟล์ของเราด้านบนขวา เลือก Settings >>> Notifications
   
   
   
   

เราสามารถเลือกรูปแบบของการแจ้งเตือนในแต่ละหัวข้อได้ ดังนี้ ฺBanner and email : แจ้งเตือนมุมล่างขวาของจอพร้อมอีเมลล์ Banner  : แจ้งเตือนมุมล่างขวาของจอ Only show in feed : เตือนในหน้า Feed ของแอปเท่านั้น Mentions Personal mentions เตือนเมื่อมีสมาชิก tag เครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อของเรา Channel mentions เตือนเมื่อมีสมาชิก tag เครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อแชนเนล Team mentions เตือนเมื่อมีสมาชิก tag เครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อทีม Messages Chat messages เตือนเมื่อมีการคุยผ่านแชทส่วนตัว Replies to conversations I started เตือนเมื่อมีสมาชิกตอบกลับกระทู้ที่เราเป็นคนสร้างขึ้น Replies to conversations I replied to เตือนเมื่อมีสมาชิกตอบกลับในกระทู้ที่เราเคยตอบไว้ Likes เตือนเมื่อมีสมาชิกกดไลก์ข้อความของเรา Followed channels เตือนเมื่อมีความเคลื่อนไหวในห้องที่เรา Follow ไว้ Trending เตือนเมื่อมีความเคลื่อนในไหวในหัวข้อที่กำลังเป็นที่นิยม Other Team membership changes เตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของสมาชิกในทีม Team role changes เตือนเมื่อมีการปรับเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกในทีม Notification sounds การแจ้งเตือนด้วยเสียง Missed activity emails การแจ้งเตือนด้วย email ในกิจกรรมที่พลาดไป

การประชุมออนไลน์ (Conference Call)

1. ในช่องการสนทนาของกลุ่มที่ต้องการจัดการประชุม คลิกเลือกที่ icon Meet now
   
   
   
   
2. เราสามารถตั้งค่าต่างๆได้ก่อนจะเริ่มการประชุม
   
   
   
   
   1. ใส่หัวข้อการประชุม
   2. เปิด-ปิดกล้องบนอุปกรณ์ของเรา
   3. นัดหมายประชุมล่วงหน้า (หากต้องการประชุมทันทีไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้)
   4. เริ่มการประชุม
3. ในหน้าต่างของการประชุม จะมีตัวเลือกต่างๆ ดังนี้
   
   
   
   
   1. Share : สามารถแชร์หน้าจอ destop ของเราให้ผู้เข้าร่วมประชุมดูได้ อีกทั้งยังสามารถแชร์ไฟล์ที่เก็บไว้ในโปรแกรม MS Teams One drive และ เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราได้ด้วย
   2. Show Conversation : ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถ Chat ได้ระหว่างการประชุม
   3. Show Paticipants : ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถดูได้ว่ามีสมาชิกคนใดเข้าร่วมประชุมอยู่ อีกทั้งยังสามารถเชิญผู้อื่นเข้าร่วมประชุมจากหน้านี้ด้วย
4. สำหรับ    ตัวเลือกเพิ่มเติม
   
   
   
   
   1. Start recording: บันทึกการประชุมในรูปแบบวิดีโอ เพื่อรับชมย้อนหลังสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ไฟล์การประชุมที่บันทึกเรียบร้อยแล้วจะปรากฏที่หน้าแชท โดยสามารถเปิดดูบนเว็บผ่าน Microsoft Stream ได้
   2. Show meeting notes: เรียกใช้ Meeting Notes ได้ในระหว่างการประชุม

การใช้งาน Keyboard shortcuts

• ในแอปทีมกด เพื่อแสดงคำสั่งต่างๆของแป้มพิมพ์ลัด